URBIS- Informacioni sistem za podršku rada Urbanističke, Građevinske i Inspekcije zaštite prostora

URBIS je informacioni sistem namjenjen automatizaciji poslova  Urbanističke, Građevinske i Inspekcije zaštite prostora. Projekat je finansiran od strane Svjetske banke kao dio LAMP projekta (Land Administration and Management Project).

Jedna od najvažnijih karakteristika  Urbisa je konfigurabilnost, tako da se IS može relativno lako  prilagoditi i dograditi za automatizaciju poslovnih procesa u svim  inspekcijama. Funkcionalnosti sistema omogućavaju efikasno vođenje dokumentacije, generisanje zapisnika, izdavanje dozvola i rješenja, kao i kratkoročno i dugoročno planiranje inspekcijskih nadzora, kao i procjena i upravljanje rizikom. U URBIS-u je implementirana DMS komponenta (elektronski dokument menadžment sistem), koji upravo zbog svoje konfigurabilnosti funkcioniše pored Urbanističke, Građevinske i Inspekcije zaštite prostora i u svim ostalim inspekcijama na nivou čitave Uprave za inspekcijske poslove.

Sistem funkcioniše kako u kancelarijskim uslovima tako i u terenskom radu, jer je implementiran kao web rješenje. URBIS je u potpunosti prilagođen korisnicima, što dolazi do izražaja prilikom rada na terenu kada inspektor može u svakom trenutku imati uvid u korake koje je potrebno sprovesti od početka do kraja inspekcijskog nadzora.

Osnovne karakteristike ovog informacionog sistema su:

  • Efikasnost i standardizacija poslovnih procesa unutar Uprave za inspekcijske poslove
  • Automatizacija procesa inspekcijskih poslova
  • Elektronska arhiva predmeta i dokumenata na nivou Uprave za inspekcijske poslove
  • Automatizacija generisanja različitih izlaznih dokumenata (zapisnika, rješenja, dozvola i sl.)
  • Pomoć u planiranju inspekcijskog nadzora, kao  i upravljanju rizikom
  • Praćenje rada, opterećenosti i efikasnosti inspektora na nivou organizacione jedinice

U sistemu su integrisani sledeći moduli:

  • Administracija IS
  • DMS
  • Inspekcijski nadzori
  • Planiranje i upravljanje rizikom
  • Izvještaji

Administracija IS

Sistemski dio aplikacije je veoma specifičan modul koji je zadužen za kreiranje korisnika, korisničkih uloga, hijerarhije radnih mjesta i podešavanja prava pristupa. Ovaj modul obuhvata sledeće procese:

  • Administraciju korisnika
  • Zaštitu i sigurnost IS
  • Administarciju šifarnika
Login ekran

Pristup ovom modulu je moguće isključivo administratorima sistema (korisnicima sa ovom korisničkom ulogom).

URBIS sistem je moguće prilagoditi bilo kojoj hijerarhijski orjentisanoj organizacionoj strukturi i na osnovu pozicija korisnika u drvetu hijerarhija, definisati određena prava pristupa. Prava pristupa se dodjeljuju korisničkim ulogama i uz definisanje radnog mjesta  kreira se novi korisnik sistema.

Korisničke uloge

U tehničkom smislu, sigurnost i zaštita URBIS-a osigurana je  kroz:

  • odgovarajuću  autentifikaciju i autorizaciju korisnika sistema što je opisano u prethodnoj stavci
  • definisanje prava i uloge korisnika sistema
  • praćenje i snimanje aktivnosti na sistemu
  • vođenje istorijskih tabela i logova sistema…
  • back-up podataka

DMS

Document management system (DMS) je komponenta koja obezbjeđuje praćenje toka ulaznih i izlaznih dokumenata unutar Uprave za inspekcijske poslove. Poslovni procesi u ovom dijelu zasnovani su na zakonskoj regulativi koja se odnosi na kancelarijsko poslovanje. DMS nije implementiran kao nezavisna komponenta što je čest slučaj u praksi, već je njegova funkcionalnost proširena i u potpunosti integrisana sa inspekcijskim nadzorom. Tako se naprimjer generisanjem određenog dokumenta automatski mijenja status predmeta i automatski pokreću određene inspekcijske procedure i obrnuto pokretanjem inspekcijskih procedura dolazi do automatskog generisanja inspekcijskih dokumenata.

Sistem omogućava autorizovanom korisniku da otvori novi predmet, ili ažurira već postojeći, u skladu sa svojim pravima pristupa sistemu. Nove predmete najčešće otvaraju Arhivari (korisnici sistema  kojima je dodjeljena ova korisnička uloga) na osnovu inicijativa stranki, ali u pojedinim slučajevima otvaranje novih predmeta rade inspektori u redovnim nadzorima, jer su u tom slučaju oni inicijatori pokretanja predmeta.  Svaki predmet ima svoje stadijume. Većina stadijuma se dodjeljuju automatski, a neke je potrebno ručno unijeti u nekim kasnijim fazama u životnom ciklusu predmeta.

Jedan od najvećih problema u pisarnicama u kojima ne postoji informacioni sistem jeste efikasnost u pretrazi predmeta. Često se dešavalo u praksi  da se kod unosa  akata koji su vezani za neke ranije otvorene predmete, otvaraju novi predmeti, umjesto da se akti pridruže postojećem predmetu, i na taj način se potpuno narušavala  procedura rada sa predmetima. Iz tih razloga u ovom sistemu je integrisana napredna pretraga predmeta, tako da ukoliko se korisnik sistema sjeti bilo kakvog detalja o predmetu ili o sadržaju samih digitalnih dokumenata, tada može  lako pronaći predmet i nastaviti rad na njemu.

Korisnički ekran za prikaz i pretragu predmeta

U ovom sveobuhvatnom procesu u sistem je moguće unijeti akte koji su u bilo kom mediju ili formatu. Svakom aktu moguće je pridružiti elektronsku dokumentaciju u vidu Word, PDF, Excel fajlova kao i JPG slika skeniranih dokumenata. Svaki skenirani dokument prolazi kroz proces OCR-ovanja (Optical Character Recognition), kojim se tekstualni zapis sa slika prevodi u tekst.

Dodavanje akata u predmet

U sistemu postoje dva različita tipa dodjele predmeta u rad zaposlenima u zavisnosti od tipa otvaranja predmeta i to:

  1. Dodjela predmeta otvorenih po inicijativi stranke. To znači da je Arhivar već otvorio predmet, zaveo prvi akt i odredio organizacionu jedinicu, jednu ili više (za inspekcijske predmete to su sektori) u koje se prosleđuje predmet.
  2. Dodjela predmeta otvorenih od strane inspektora u redovnim nadzorima. Ovdje praktično inspektor sam sebi dodjeljuje predmet i to evidentira kod otvaranja predmeta.

U URIBIS sistemu je omogućeno i da se jedan predmet, koji je pokrenut inicijativom ili  redovnim nadzorom, dodjeli u rad u više inspekcija koje mogu biti u istom ili u više različitih sektora. Kroz sistem se prati putanja interne pošiljke, tako što se u svakom trenutku zna kako dokumentacija kruži kroz organe Uprave za inspekcijske poslove i kroz koje organe i stadijume je prošla na svom putu. Eksternom pošiljkom dokumentacija se šalje van Uprave, uz vođenje računa o dostavnici i vremenu prijema.

Inspekcijski nadzor

Osnov aktivnosti koje se odvijaju u okviru inspekcija čini sami inspekcijski nadzor. Inspekcijski nadzor je kompleksan skup aktivnosti kojima se vrši primjena propisanih normi I zakona. Komponenta za inspekcijski nadzor implementira funkcionalnost koja u potpunosti pruža podršku radu inspektora kako na terenu tako i u kancelarijskim uslovima.

Inspekcijski nadzor se inicira iz prethodno kreiranog predmeta. Inspektor može preko inicijative biti zadužen predmetom, ili ga može kako je već navedeno kreirati samostalno u redovnoj inspekcijskoj kontroli. Sistem je obezbijedio inspektorima da olakšano formiraju izlazna dokumenta iz sistema pomoću podataka koji su unaprijed unešeni u nadzor. Ti podaci su: uloge u sistemu, nadzori, obaveze, preduzete mjere, postupci, uplate kazni…Nadzori mogu biti: redovni, po inicijativi i kontrolni.

Inspektori nakon unosa svih detalja iz jednog inspekcijskog nadzora, imaju mogućnost da generišu dokument koji se sastoji od predefinisanog teksta putem tipskih šablona, i uz male korekcije kroz jednu vrstu tekst editora, veoma brzo i efikasno završavaju rad sa dokumentacijom u vezi sa predmetom na kojem rade.

Dodavanje nadzora na već kreiranom predmetu

Inspekcijski nadzor se inicira iz prethodno kreiranog ili pronađenog predmeta. Inspektor može preko inicijative biti zadužen predmetom, ili ga može kreirati samostalno u redovnoj inspekcijskoj kontroli.

U posebnim tabovima nalaze se opcije poređane po redosledu kako bi trebao da se kreće sami inspekcijski nadzor: Uloge u objektu, Nadzori, Obaveze, Preduzete mjere, Postupci, Uplate kazni i Dokumenti.

U tabu Nadzori prikazani su svi pokrenuti inspekcijski nadzori. Moguće je dodati novi nadzor ili ažurirati već postojeći prilikom završetka samog nadzora.

Obaveze prikazuju pregled svih obaveza koje inspektor planira da prekontroliše tokom inspekcijskog nadzora.

Različite obaveze u zavisnosti od inspekcije kojoj inspektor pripada

Pomoću opcije Preduzete mjere inspektor dodaje sve preduzete mjere u predmetu, u vezi sa odgovarajućim nadzorom.

Opciju Dokumenti inspektor koristi u toku nadzora, kada je unio sve podatke na prethodnim tabovima. Na taj način će se svi potrebni podaci prevući na šablon dokumenta u trenutku kada se generiše odgovarajući dokument.

Generisani dokument iz sistema

Planiranje i upravljanje rizikom

Korisnost nekog IS se ogleda i kroz mogućnost podrške u procjeni rizika, te podrške u upravljanju rizikom i integracijom rizika u procesu planiranja. Planiranje je modul koji uglavnom koriste inspektori i rukovodstvo, a kroz modul se omogućava kreiranje godišnjih, kvartalnih i operativnih planova. Ova komponenata omogućava inspektorima i njihovim nadređenima da kreiraju planove aktivnosti i da u zavisnosti od sprovođenja tih aktivnosti, vrši monitoring efikasnosti.  U okviru planiranja  je integrisana i procjena rizika za određeni subjekat odnosno objekat pa se na osnovu ovih podataka uglavnom vrši izrada operativnih planova.

Kroz ovaj modul automatizovan je proces kreiranja godišnjih, odnosno kvartalnih planova. Nakon što se adekvatno popune (iskonfirgurišu) šifarnici, kreiranje planova postaje vrlo jednostavno unošenjem samo osnovnih meta podataka koji predstavljaju dati godišnji/kvartalni plan. Kreirani planovi su optimizovani za različite formate štampe. Operativni plan je zasnovan na planiranju rada na konkretnim predmetima i  kreira se najčešće na nedeljnom nivou.

U okviru  planiranja uključena je i procjena i upravljanje rizikom, pa se planovi koji se prave mogu oslanjati na tipske rizike subjekata nadzora, vrste objekata, geografske lokacije, kao i godišnje doba u kojem se obavlja nadzor.

Pregled operativnog plana

Pored tipskog rizika objekata i subjekata automatski se obračunavaju i rizici na osnovu istorijata prethodno konstatovanih nepravilnosti iz ranijih kontrola subjekta i objekata nadzora. Na kraju se ukupni rizik objekta odnosno subjekta računa kao integracija tipskog i  istorijskog rizika te na osnovu njega inspektori generišu planove i dodaju prioritetne predmete  u planiranju. Definisanje prioriteta na osnovu procjene rizika je naročito bitno u situacijama preopterećenja inspektora predmetima i obavezama, što je vrlo čest slučaj u praksi.

Pored toga kao podršku u planiranju i upravljanju integrisan je i “dashboard” koji se prikazuje odmah po prijavi korisnika i njegov izgled je prilagođen tipu korisnika. Na slici je primjer ekrana za Pomoćnika direktora u Sektoru za zaštitu životne sredine i prostora gdje se odmah može vidjeti sumarno stanje u okviru sektora (stanje predmeta, predmeti koje treba dodijeliti, predmeti koji kasne u obradi itd). Takođe se može vidjeti i stanje predmeta po inspekcijama, kao i stanje predmeta i opterećenost pojedinih inspektora.

Primjer dashboarda

Izvještaji

Ova komponenta sistema omogućava prikazivanje automatizovanih i parametrizovanih statističkih izvještaja iz sistema. Pored redovnih izvještaja koji se formiraju na mjesečnom, kvartalnom, polugodišnjem i godišnjem nivou, moguće je filtrirati podatke na izvještajima za proizvoljan vremenski period. Izvještaje je moguće štampati i eksportovati u neki od standardnih formata elektronskih dokumenata. Tehnologija korišćena za implementaciju izvještaja je SQL Server Reporting Services, koji omogućavaju jednostavno kreiranje parametrizovanih izvještaja na osnovu već postojeće baze.

Servis za stranke

U okviru URBIS-a urađen je sajt u kome je implementiran  servis za građane odnosno stranke, gdje stranka može na osnovu unosa broja predmeta dobiti aktuelne informacije o statusu predmeta.

Tehnologije

  • ASP.NET
  • MVC
  • HTML, CSS, Javascript, jQuerry
  • Kendo UI

Pogledaj ostale projekte

Projekti

Kanli kula – AR

Prizori prošlosti uz tehnologije budućnosti. Augmented reality na Kanli Kuli Kompanija Čikom je zajedno sa kompanijom DigitalDAB kao član konzorcijuma na međunarodnom tenderu raspisanom od

Saznaj više »

Dopada vam se što vidite?

Povjerite nam digitalnu transformaciju vašeg poslovanja