ESV Portal ili popularno “Elektronska Sjednica Vlade” je sveobuhvatno rješenje koje obuhvata kompletan proces elektronskog zasijedanja, kako Vlade Crne Gore tako i njenih komisija. Ovo rješenje prati i proces pripreme, proceduru razmatranja na ministarstvima, arhiviranje dokumentacije i formiranje i praćenje zaključaka sa sjednica.
Koristeći Microsoft SharePoint Server 2010 tehnologiju, portal ESV je zamišljen kao dinamičan sistem, koji pruža korisnicima kvalietanu informatičku infrastrukturu. Riječ je o jednom fleksibilanom sistemu pogodnom za prilagođavanje, koji se razvija u vremenu dobijajići nove sadržaje i širi se po broju korisnika koji mu pristupaju. Ovo znači da je ovaj portal u isto vrijeme dokument menadžment sistem, workflow menadžment sistem, websajt…
Struktura i kompleksnost portala je višestruka i možemo je podijeliti na nekoliko pod-portala. Funkcionisanje pod-portala možemo posmatrati kao zavisne cjeline koje učestvuju u procesu zasijedanja i pripreme zasijedanja sjednica komisija i Vlade Crne gore. Tu strukturu čine:
- Portal Vlade
- Portal KEPIF (Komisije za Ekonomsku Politiku i Finansijski Sistem)
- Portal KPS (Komisija za politički sistem)
- Portal KKAP (Komisija za kadrovska pitanja)
- Arhiva Generalnog Sekretarijata
- Portali Ministarstava
- Portali Savjeta
- Portal za praćenje programa rada Vlade Crne Gore
Osim ove strukturne podjele portala po cjelinama, koje prakticno odgovaraju hierarhijskoj strukturi u institucijama Vlade, portal Elektronske Sjednice Vlade je podijeljen i prema samom interfejsu pristupa portalu. Naime, osim standardnog pristupa portalu i njegovim sadržajima, postoji i pojednstavljeni interfejs, preko kojeg učesnici (ministri i ostali) na samim sjednicama komisija i Vlade mogu efikasno pristupiti sadržajima portala.
Portal Vlade
Portal Vlade je centralno mjesto u procesu rada na Elektronskoj Sjednici Vlade. Na ovom mjestu se formira i prati svaka sjednica vlade. Sjednicu formiraju savjetnici vlade na ovim poslovima. Sami dnevni red se formira od predloga koji su razmatrani na sjednicama komisija, koje su prethodile samoj sjednici Vlade. Savjetnici formiraju dnevni red, pridružuju im predloge sa pratećim materijalima i zaključcima iz Arhive Generalnog Sekretarijata, obavještavaju učesnike sjednice o predstojećoj sjednici.
Ovoj pripremi sljedi sama on-line sjednica, gdje učesnici sjednice mogu interaktivno pregledati i učestvovati. Oni takođe imaju pristup i ostalim bibliotekama dokumenata, kao što su javna biblioteka, arhivska biblioteka, kao i pristup svojoj sopstvenoj biblioteci dokumenta.
Portal Elektronske Sjednice Vlade razvijen je korišćenjem Microsoft Office Sharepoint Server 2010. Osnovne prednosti ovog sistema su funkcionalni dokument menadžment, workflow dokumentacije i procesa, sigurnost dokumenta, sigurnost sadržaja i pristupa dokumentima, verzioniranje dokumenata…
KEPIF, KPS i KKAP
U hijerarhiji pripreme sjednice Vlade Crne Gore prethode sjednice njenih komisija. Na tim sjednicama se razmatraju predlozi ministarstava i ostalih institucija koje mogu predlagati. Na ovim sjednicama se predlozi usvajaju, vraćaju na doradu, odbacuju, na neki način filtriraju prije glavnog zasijedanja na sjednici Vlade. Pod-portali komisija omogućavaju učesnicima u procesu kompletnu infrastrukturu za obavljanje ovakvih poslova.
Kompletna priprema za prikupljanje predloga ministarstava i na osnovu istih formiranje dnevnog reda obavlja se na pod-portalima ministarstava. Početak svake sjednice na portalu komisija karakteriše otvaranje nove sjednice. Novootvorenoj sjednici se pridružuje dnevni red sa svojim tačkama. Jedna tačka dnevnog reda može sadržati više dokumenata (materijali) kao prilog. Najčešće je to Word dokument. Jedna tačka dnevnog reda može sadržati više predloga zaključaka.
Ono što je jedna od posebnosti i vrijednosti ESV-a je on-line praćenje zasijedanja. Učesnici sjednice mogu da vide koje su sve tačke u planu za sjednicu, a izborom tačke u mogućnosti su da vide i prateće dokumente tačke dnevnog reda (prateće materijale, predloge zaključaka, plan rada vlade). Učesnici prate sjednicu na posebnom paralelnom portalu koji je posebno prilagođen za jednostavno i komforno praćenje.
Sekretar može po potrebi tokom trajanja sjednice ažurirati dnevni red i pripadajući sadržaj, a učesnici mogu cijelo vrijeme pratiti promjene. Na kraju, poslije usaglašavanja, sekretar komisije zatvara on-line sjednicu. Na ovaj način nisu potrebna neka dalja usaglašavanja na materijalu i tako odobreni predlozi mogu da idu u proceduru.
Arhiva Generalnog Sekreterijata
Arhiva Generalnog Sekretarijata je pod-portal koji predstavlja centralno mjesto za prihvat i čuvanje dokumentacije. Arhiva obezbjeđuje nepromjenljivost izvorne dokumentacije, njenu striktnu pripadnost tvorcu, i istovjetno i striktno praćenje svih promjena, kako dokumenata tako i zaključaka.
Arhiva je mjesto gdje svaki predlog zajedno sa svojim pratećim materijalima i zaključcima se čuva u izvornom obliku. Sa ovog mjesta dalje u procesu zasijedanja sekretari komisija i savjetnici Vlade formiraju dnevni red svojih sjednica i podnose nove zaključke.
Arhiva generalnog sekretarijata u stvari je predstavljena kao elektronska kopija fizičke arhive generalnog sekretarijata, sa direktnim linkovima na mjesta na kojima se nalaze ili pod kojima je zavedena sama papirna dokumentacija.
Portali Ministarstva
Članovi sljedećih insitucija imaju prava pristupa portalu:
- Generalni sekretarijat Vlade (GSV)
- Ministarstvo ekonomije (EKO)
- Ministarstvo finansija (FIN)
- Ministarstvo kulture (KUL)
- Ministarstvo nauke (NAU)
- Ministarstvo odbrane (ODB)
- Ministarstvo održivog razvoja i turizma (UPZ)
- Ministarstvo poljoprivrede i ruralnog razvoja (POL)
- Ministarstvo pravde (PRA)
- Ministarstvo prosvjete (PRO)
- Ministarstvo rada i socijalnog staranja (RSS)
- Ministarstvo saobraćaja i pomorstva (POM)
- Ministarstvo unutrašnih poslova (UNU)
- Ministarstvo vanjskih poslova i evropskih integracija (INO)
- Ministarstvo za informaciono društvo i telekomunikacije (SRA)
- Ministarstvo za ljudska i manjinska prava (ZAS)
- Ministarstvo zdravlja (ZDR)
- Sekretarijat za zakonodavstvo (SZA)
Svako od ministarstava posjeduje svoj sajt za pripremu predloga za sjednicu komisije ili Vlade. Sajt omogućava ministarstvu kompletnu podršku za izradu i praćenje dokumenacije vezane za sjednice komisije ili Vlade, kružni tok dokumenata, verzioniranje dokumenata, kružni tok odlučivanja i odobravanja dokumenata (workflow).
Ministarstva u svojoj hierarhiji predstavljaju početni izvor predloga i materijala za sjednice. Ministarstva direktno predlažu i odgovorna su svojim komisijama, a nekad mogu direktno predlagati i za samu sjednicu Vlade. Pod-portali ministarstava obuhvataju kompletno i sveobuhvatno sve procese i sadržaje neophodne za kreiranje, razmatranje i usaglašavanje predloga.
Portali Savjeta
Članovi sljedećih insitucija imju prava pristupa portalu:
- Savjet za privatizaciju i kapitalne projekte (PRIV)
- Savjet za unapređenje poslovnog ambijenta, regulatornih i strukturnih reformi (REGU)
- Nacionalni savjet za održivi razvoj (NSOR)
- Savjet za partnerstvo za mir (PART)
Svaki savjet posjeduje svoj potportal za pripremu pripremu i održavanje sjednice. Sajt omogućava savjetu kompletnu podršku za rad. Svaki potportal savjeta pruža korisnicima potpuno autonoman rad na pripremi i odrzavanju sjednica. Potportali sadrže lokalnu arhivu, evidenciju sjednica i dnevnog reda, evidentiranje zapisnika sa sjednica kao i potpuno autonoman i odvojen portal koji nudi pojednstavljeni interfejs, preko kojeg učesnici (ministri i ostali) na samim sjednicama savjeta mogu efikasno pristupiti sadržajima portala.
Portal za praćenje programa rada Vlade Crne Gore
Ovo je poseban portal za portal za pracenje programa rada Vlade Crne Gore. Na ovom portalu zaduđeni administratori mogu formirati i pratiti program rada vlade na višegodišnjem nivou. Portal nudi atomatizovanu proceduru za uparivanje tačaka dnevnog reda vlade koje su ocnacene kao tacke iz programa. Na taj način se lokalna baza automatski ažurira i u svakom trenutku prikazuje stepen realizacije programa rada Vlade.
Portal nudi, izvještavanje o svim aspektima relizacije programa Vlade:
- Program rada Vlade (kompletna lista)
- Program rada Vlade (grupisano)
- Izvještaj o realizaciji
- Statisticki izvještaj o realizaciji
